Transformer vos apprenants en vivier de recrutement pour vos entreprises partenaires

L’entreprise

We are all Builders est un organisme de formation qui a pour vocation d’insérer des personnes éloignées de l’emploi dans le secteur du BTP, à travers des programmes de formation courts et récurrents. Les chargés d’insertion assurent un suivi d’au moins 12 mois après la formation, pour s’assurer de l’entrée en emploi ou en formation diplômante du bénéficiaire.

Le contexte

À la fin d’une formation, un bénéficiaire en recherche d’emploi est un profil qualifié, disponible, avec un projet professionnel défini. Et souvent oublié dès la session suivante. Voici comment transformer automatiquement d’anciens stagiaires en vivier de recrutement exploitable pour du placement chez vos entreprises partenaires.

Chaque session forme des bénéficiaires qui, en sortant, cherchent activement un emploi ou une formation complémentaire. Domaine métier ciblé, type de contrat souhaité, commentaire de fin de formation : ces informations existent déjà, elles ont été collectées tout au long du parcours. Mais elles restent enfermées dans la fiche bénéficiaire, invisibles pour les entreprises partenaires qui, elles, cherchent justement ce type de profil.

Résultat : l’organisme reconstitue une liste de candidats à la main avant chaque mise en relation, sans savoir si l’information est encore à jour, ni si la personne est toujours en recherche.

Challenges

Pour un organisme de formation ou une structure d’insertion, valoriser ses anciens bénéficiaires auprès d’entreprises partenaires se heurte à plusieurs freins :

• Les informations utiles à un recruteur (domaine métier, type de contrat souhaité, disponibilité) sont dispersées dans la fiche bénéficiaire, jamais regroupées pour la mise en relation
• Rien ne signale automatiquement qu’un bénéficiaire est toujours en recherche d’emploi une fois le parcours terminé
• La liste des profils disponibles est reconstituée manuellement, et souvent déjà obsolète au moment où elle est transmise, ce qui oblige le chargé de placement à relancer régulièrement les bénéficiaires
• Aucune trace de la fraîcheur de l’information : un profil « en recherche » depuis six mois peut avoir déjà trouvé un emploi sans que personne ne le sache
• Le temps passé à qualifier une liste de candidats freine la réactivité face à une opportunité d’entreprise partenaire

Ces informations existent pourtant déjà : elles sont saisies au fil du parcours, comme décrit dans notre étude de cas sur le suivi des parcours bénéficiaires en formation et en insertion. La difficulté n’est pas de les collecter, c’est de les rendre exploitables au moment où une entreprise partenaire appelle.

Objectifs

L’ambition d’un tel projet est généralement de :

• Identifier automatiquement les bénéficiaires en recherche d’emploi ou de formation à la sortie du dispositif, sans intervention manuelle
• Regrouper pour chaque profil les informations utiles à un recruteur : domaine métier, type de contrat souhaité, commentaire de fin de formation
• Maintenir la fraîcheur du vivier en relançant par message automatique WhatsApp les profils à réactualiser après un certain délai
• Permettre une mise en relation rapide avec une entreprise partenaire, sans reconstruire une liste à chaque demande
• Valoriser le travail d’accompagnement et alléger les relances chronophages auprès des bénéficiaires pour connaître leur statut de recherche

Retour client

« Cela nous a rendus plus réactifs et laisse plus de temps pour l’accompagnement pendant le parcours. Notre chargée d’insertion professionnelle peut se concentrer sur les profils en parcours, et la personne chargée du placement n’a plus qu’à contacter les structures partenaires pour continuer à les accompagner vers une sortie positive. »

Présidente de We are all Builders

Stratégie mise en place

Architecture

Le socle repose sur Airtable, avec une logique d’alimentation automatique plutôt que de ressaisie :

• Stagiaires : commentaire de fin de formation, domaine métier et projet professionnel, type de contrat souhaité, dernier contrat en date, ainsi que toutes les informations déjà alimentées par les données d’inscription recueillies en amont
• CVthèque : table dédiée, alimentée automatiquement à partir des fiches bénéficiaires éligibles, c’est-à-dire celles qui remplissent les critères d’entrée dans le vivier

Le point clé tient en une phrase : la fiche candidat ne recopie pas la fiche bénéficiaire, elle la référence. Les champs utiles au recruteur sont repris par lookup, si bien qu’une correction faite sur la fiche bénéficiaire se répercute d’elle-même dans le vivier de recrutement. C’est le principe de modélisation que nous appliquons dans tous nos projets d’expert Airtable : relier la donnée plutôt que la dupliquer.

Fonctionnalités clés

• Éligibilité automatique : un profil rejoint la CVthèque dès que les critères sont réunis, sans intervention humaine
• Fiche candidat enrichie : domaine métier, type de contrat souhaité et commentaire de fin de formation, repris automatiquement depuis la fiche bénéficiaire
• Suivi de fraîcheur : nombre de jours depuis la fin de formation et depuis l’entrée dans la CVthèque, pour déclencher la réactualisation des profils dormants
• Relance WhatsApp : une conversation automatique demande à la personne d’actualiser elle-même son statut de recherche, plutôt que de le supposer
• Vue filtrable par domaine métier ou type de contrat, prête à être partagée avec une entreprise partenaire
• Périmètre de partage maîtrisé : la vue transmise ne contient que les champs nécessaires au recrutement, jamais les données sensibles du parcours, et l’entrée dans le vivier reste soumise à l’accord de la personne

La logique de vivier et de mise en relation est celle d’un ATS, à ceci près qu’elle est ici un sous-produit du suivi bénéficiaire et non un outil à part entière : nous l’avions construite comme telle pour un groupe d’agences dans notre ATS intérim multi-agences.

Quant au partage d’une vue filtrée avec un acteur extérieur au dispositif, il suit le même principe que le portail de suivi des bénéficiaires O2R : chaque partenaire ne voit que ce qui le concerne.

Résultats

Un système de ce type transforme généralement la valorisation des anciens bénéficiaires :

• Des mises en relation en 1 clic : filtrer une vue par domaine métier et par type de contrat remplace la reconstitution d’une liste
• Zéro ressaisie entre la fin de formation et l’entrée dans la CVthèque
• Fraîcheur garantie : les profils obsolètes sont identifiés automatiquement, pas découverts par hasard
• Valorisation concrète du travail d’accompagnement, au-delà de la sortie de formation
• Des données à jour pour suivre vos indicateurs et produire vos reportings auprès des financeurs

Ce dernier point rejoint le suivi des objectifs de financement d’une action : une sortie positive documentée au bon moment, c’est aussi une ligne de reporting en moins à reconstituer en fin d’exercice.

Apprentissages

Ce type de projet met en évidence plusieurs bonnes pratiques reproductibles :

• Automatiser l’éligibilité plutôt que de la décider à la main : un formulaire de fin de formation bien conçu suffit à alimenter le vivier
• Ne jamais dupliquer les données : la fiche candidat s’appuie sur la fiche bénéficiaire, elle ne la recopie pas
• Prévoir la péremption dès la conception : un vivier de recrutement non entretenu perd toute sa valeur en quelques mois
• Donner à la personne elle-même la main sur son statut, par une relance automatique, plutôt que de deviner sa situation
• Penser le vivier comme un sous-produit du suivi bénéficiaire, pas comme un projet CRM à part entière
• Cadrer le partage dès le départ : ce qui sort du dispositif vers une entreprise partenaire se décide au moment de la conception, pas au moment de la première demande

Vous formez ou accompagnez des bénéficiaires, mais vous peinez à les remettre en lien avec vos entreprises partenaires une fois la session terminée ? Nous vous aidons à transformer votre suivi bénéficiaire en vivier de recrutement exploitable, sans ressaisie ni liste reconstruite à la main.