Suivre ses objectifs de financement d’une action

L’entreprise

We are all Builders est un organisme de formation qui a pour vocation d’insérer des personnes éloignées de l’emploi dans le secteur du BTP, à travers des programmes de formation courts et récurrents. Les chargés d’insertion assurent un suivi d’au moins 12 mois après la formation, pour s’assurer de l’entrée en emploi ou en formation diplômante du bénéficiaire.

Le contexte

Quotas QPV, part de bénéficiaires RSA, critères d’éligibilité par appel à projet : un financement public ou privé s’accompagne quasi toujours d’objectifs précis à tenir et à prouver. Voici comment une structure d’insertion peut suivre ces indicateurs en temps réel, sans reconstituer un tableau croisé la veille du bilan.

Un financement public ou privé, qu’il s’agisse d’un appel de territoire, de fondation, d’une convention avec la Région ou d’un dispositif de la politique de la ville, s’accompagne presque toujours de critères précis : un quota de bénéficiaires résidant en QPV, un pourcentage minimum d’allocataires du RSA, un nombre de sorties positives à atteindre. Ces critères conditionnent souvent une partie du versement du financement lui-même.

Le problème : ces indicateurs sont rarement visibles au quotidien. Ils se calculent en fin de trimestre, à la main, en croisant plusieurs fichiers. On découvre parfois trop tard qu’un quota n’est pas atteint, sans avoir eu le temps de corriger le tir.

Challenges

Pour une structure d’insertion ou d’accompagnement, le suivi des objectifs de financement public se heurte à plusieurs freins récurrents :

• Les critères d’éligibilité (QPV, RSA, tranche d’âge, statut administratif) sont dispersés entre le dossier de financement et le suivi quotidien des bénéficiaires
• Le calcul des indicateurs se fait a posteriori, souvent à la main dans un tableur, au moment de produire le bilan
• Aucune alerte en cours de programme si un quota s’éloigne de l’objectif fixé
• Plusieurs financements peuvent coexister, chacun avec ses propres critères et sa propre échéance de reporting
• Le temps passé à reconstituer les chiffres est autant de temps en moins consacré à l’accompagnement

Objectifs

L’ambition d’un tel projet est généralement de :

• Enregistrer une seule fois les critères d’éligibilité d’un bénéficiaire (QPV, RSA, etc.) et les relier automatiquement aux financements concernés
• Visualiser en temps réel la progression vers chaque objectif de financement (quota, pourcentage, échéance)
• Être alerté dès qu’un indicateur s’écarte de la trajectoire prévue, pendant qu’il est encore temps d’agir
• Produire un export de reporting conforme, en quelques clics, à chaque échéance financeur
• Gérer plusieurs financements et appels à projets en parallèle sans les mélanger

Retour client

« Avoir un visuel immédiat sur l’avancement de l’atteinte des objectifs est un réel élément de sérénité au quotidien. »

Présidente de We are all Builders

Stratégie mise en place

Architecture

Le socle repose sur Airtable comme base de données centrale, organisée autour de quelques tables clés :

• Stagiaires : identité, critères d’éligibilité (QPV, RSA, statut administratif, âge, niveau d’étude et autres), session rattachée
• Sessions et programmes : dates, financeur, critères d’éligibilité attendus
• Financements : nom du dispositif, objectifs chiffrés (quotas, pourcentages), échéances de reporting

Les critères d’éligibilité sont enregistrés une seule fois sur la fiche bénéficiaire, celle-là même qui porte le suivi des parcours bénéficiaires, puis reliés automatiquement à chaque financement concerné. Des champs de calcul (formules Airtable) agrègent ensuite ces données pour afficher, en continu, la progression vers chaque objectif.

Fonctionnalités clés

• Champs de calcul automatiques : pourcentage de bénéficiaires QPV, RSA ou autres critères, recalculé à chaque nouvelle inscription
• Tableau de bord par financement : progression vers chaque objectif, visible à tout moment, sans attendre le bilan
• Alertes de suivi : signal dès qu’un indicateur s’écarte de la trajectoire attendue
• Gestion multi-financements : chaque appel à projet suit ses propres critères et ses propres échéances, sans se mélanger avec les autres. Une personne ne peut pas être rattachée à deux financements, sauf si c’est voulu
• Export de reporting : génération d’un tableau conforme aux attentes du financeur, téléchargeable en XLS avec les données brutes

Le principe rejoint celui du portail de suivi des bénéficiaires O2R, où le reporting trimestriel vers l’État sortait lui aussi directement des données de suivi.

Résultats

Un système de ce type transforme généralement le pilotage des financements publics :

• 100 % des objectifs de financement suivis en temps réel, sans reconstitution manuelle
• 5 h économisées à chaque échéance de reporting trimestriel ou annuel
• Anticipation des écarts avant qu’ils ne deviennent un risque pour le financement
• Reporting fiabilisé, produit directement à partir des données de suivi bénéficiaire
• Sérénité retrouvée face aux exigences de conformité des financeurs publics

Apprentissages

Ce type de projet met en évidence plusieurs bonnes pratiques reproductibles :

• Enregistrer les critères d’éligibilité dès l’entrée du bénéficiaire, pas au moment du bilan
• Relier les critères aux financements plutôt que les recalculer à la main à chaque échéance
• Visualiser la progression en continu pour pouvoir corriger la trajectoire avant qu’il ne soit trop tard
• Séparer clairement les financements entre eux dès la conception, surtout quand leurs critères se chevauchent partiellement
• Construire le reporting comme un sous-produit du suivi quotidien, pas comme une tâche à part entière

Vous pilotez un ou plusieurs financements publics et vous découvrez vos écarts d’objectifs au moment du bilan ? Nous vous aidons à suivre vos indicateurs QPV, RSA ou autres critères en temps réel, sans tableur ni angoisse de reporting.