Suivi des parcours bénéficiaires en formation et en insertion

L’entreprise

We are all Builders est un organisme de formation qui a pour vocation d’insérer des personnes éloignées de l’emploi dans le secteur du BTP, à travers des programmes de formation courts et récurrents. Les chargés d’insertion assurent un suivi d’au moins 12 mois après la formation, pour s’assurer de l’entrée en emploi ou en formation diplômante du bénéficiaire.

Le contexte

Entre les sessions, les diagnostics d’entrée et le suivi, un organisme de formation ou une structure d’insertion jongle vite avec des dizaines de tableurs. Voici comment nous avons centralisé tout le parcours d’un·e bénéficiaire : de l’inscription à la sortie du dispositif, dans un seul outil, sans perdre en traçabilité ni en conformité.

Pour un·e bénéficiaire, le parcours commence bien avant le premier jour de formation : repérage, test de positionnement, inscription, session, suivi au quotidien, jusqu’à la sortie du dispositif. Pour l’organisme de formation ou la structure d’insertion qui l’accompagne, cela représente une multitude d’informations à collecter, mettre à jour et croiser en continu, sans perdre le fil, ni les documents, ni les échéances de suivi.

Résultat : les informations se dispersent. Une fiche bénéficiaire ici, un tableau de présence là, des attestations envoyées par mail au coup par coup, un suivi de sortie reconstitué à la main pour chaque bilan annuel.

Challenges

Le suivi des parcours bénéficiaires bute sur les mêmes freins d’une structure à l’autre :

• Des informations dispersées entre plusieurs outils (tableur d’inscription, boîte mail pour les convocations, dossier papier pour les justificatifs, etc.)
• Une double saisie permanente entre la fiche bénéficiaire, la session, le prescripteur, les documents administratifs, les absences ou retards, etc.
• L’absence de vision consolidée : difficile de savoir en un coup d’œil qui est pré-inscrit, inscrit, en cours ou sorti, ou bien combien entrent dans quel critère de financement
• Un suivi post-programme reconstitué a posteriori, souvent au moment de produire un bilan pour un financeur
• La nécessité de protéger des données sensibles (situation personnelle, statut social, santé) en conformité avec le RGPD

C’est la même difficulté que nous avions rencontrée sur le portail de suivi des bénéficiaires O2R, à ceci près qu’elle se joue ici à l’intérieur d’une seule structure plutôt qu’entre plusieurs partenaires.

Objectifs

L’ambition d’un tel projet est généralement de :

• Disposer d’une fiche bénéficiaire unique, à jour, du premier contact à la sortie du dispositif
• Relier automatiquement chaque bénéficiaire à sa session, son programme, son prescripteur, etc., sans ressaisie
• Suivre en temps réel les statuts clés du parcours (prescrit, pré-inscrit, inscrit, en formation, sortie, abandon, absence, retard, etc.)
• Objectiver le suivi post-programme pour mesurer l’impact réel du dispositif
• Sécuriser l’accès aux données selon le rôle de chaque utilisateur (formateur, référent, prescripteur, direction)
• Faciliter les bilans qualitatifs et quantitatifs

Retour client

« Je gagne du temps et en clarté de l’information grâce à cet outil. En un clic je peux gérer les sessions, les programmes et assurer un suivi précis de nos actions. »

Responsable Formation chez We are all Builders

Stratégie mise en place

Architecture

Le socle repose sur Airtable comme base de données centrale, organisée autour de quelques tables clés, notamment :

• Stagiaires : identité, coordonnées, statut administratif, freins à l’emploi, justificatifs
• Sessions : dates, lieu, formateurs, programme rattaché
• Programmes : objectifs pédagogiques, modules, durée
• Commanditaire et financeurs : montant, objectifs, critères de prise en charge
• Documentation : génération automatique des documents (convocations, contrats, attestations)
• Tests : évaluation à l’entrée pour adapter le parcours dès le premier jour, évaluation de sortie pour objectiver la progression

Ces tables sont reliées entre elles par des liens (record links), ce qui évite toute ressaisie : une session appelle automatiquement les bonnes informations de programme, de lieu et de formateur ; une fiche bénéficiaire affiche automatiquement sa session, ses tests et son historique. C’est le même principe de modélisation que celui que nous appliquons dans nos autres projets d’expert Airtable : relier la donnée plutôt que la recopier.

Fonctionnalités clés

• Statuts de parcours automatisés : pré-inscrit·e, inscrit·e, en formation, sorti·e, visibles en un coup d’œil, sans recoupement manuel
• Fiche bénéficiaire unique : coordonnées, session, programme, test de positionnement, notes de suivi, documents (CV, pièce d’identité, justificatifs)
• Test de positionnement à l’entrée : adapter le parcours pédagogique dès le premier jour
• Test de fin de formation : objectiver la progression et la sortie du dispositif
• Génération automatique de documents : convocations, contrats, attestations, un clic et zéro ressaisie. Ce volet est détaillé dans notre étude de cas sur l’automatisation des documents administratifs d’un organisme de formation
• Automatisations (Make) : mise à jour de statuts, alertes sur les échéances de suivi

Résultats

Un système de ce type transforme généralement le pilotage du dispositif :

• +100 parcours suivis simultanément, sans tableur parallèle
• +75 % de temps administratif en moins sur la gestion des fiches bénéficiaires
• 100 % des statuts de parcours à jour en temps réel, visibles par toute l’équipe
• Suivi post-programme fiabilisé, exploitable directement pour les bilans financeurs
• Adoption rapide par des équipes aux niveaux de maturité numérique variés
• Reporting facilité par la récupération de toutes les données présentes dans l’outil

Apprentissages

Ce type de projet met en évidence plusieurs bonnes pratiques reproductibles :

• Partir d’une fiche bénéficiaire unique plutôt que de multiplier les tableurs par service
• Relier les données plutôt que les dupliquer : une session, un programme ne doivent exister qu’une fois
• Structurer les statuts de parcours dès le départ pour éviter les recoupements manuels a posteriori
• Penser le suivi post-programme dès la conception, pas au moment de produire le bilan
• Gérer finement les accès pour concilier collaboration multi-acteurs et conformité RGPD

Vous pilotez un organisme de formation ou une structure d’insertion et vous jonglez encore entre plusieurs tableurs pour suivre vos bénéficiaires ? Nous vous aidons à centraliser vos parcours dans un outil simple, sécurisé et adapté à votre réalité terrain.