ERP Airtable modulaire pour la gestion commerciale et le stock

L’entreprise

Atelier Pato est une TPE de commerce multicanal (boutiques, distributeurs, e-commerce) spécialisée dans la vente de souvenirs parisiens fabriqués localement. L’entreprise gère un catalogue de plus de 300 produits, ainsi que des dizaines de références de matières premières et de procédés de fabrication variés développés en interne. En forte croissance, elle avait besoin d’une alternative agile aux ERP lourds pour centraliser ses ventes, son catalogue, son stock et sa facturation, tout en restant simple et évolutive.

Challenges

• Silos de données : catalogue, prix, remises et documents éparpillés
• Double saisie chronophage entre devis, commandes, factures et bons de livraison
• Fiabilité financière fragile : calculs HT/TTC/TVA dispersés et erreurs récurrentes
• Suivi de stock approximatif : écarts, retards et erreurs de préparation

Objectifs

Installer un ERP Airtable évolutif, centré sur la qualité des données et l’automatisation afin de :

• Centraliser commandes, produits, clients, catalogue et stock
• Automatiser la génération des devis, factures et bons de livraison
• Calculer le coût de revient et la marge au niveau ligne/article
• Fiabiliser les flux financiers et logistiques pour un pilotage clair

Retour client

« Grâce à l’ERP Airtable, nous avons réduit de 75 % le temps de traitement des commandes et supprimé les erreurs liées à la double saisie. Nos marges sont suivies en temps réel et la facturation est fluide. On a enfin un système consolidé avec une vue 360 de nos opérations. »

Martha P., co-fondatrice d’Atelier Pato

Stratégie mise en place

Une architecture modulaire et systémique

L’ERP Airtable a été conçu en briques modulaires activées progressivement pour maximiser l’adoption et le ROI :

• Administration des ventes (ADV) : cycle complet devis → commande → BL → facture
• Catalogue produits & variantes : références, prix, collections, visuels, coûts regroupés dans une interface unique
• Clients : B2B/B2C, conditions de paiement, remises spécifiques
• Articles de commande : lignes détaillées (produit, quantité, remises)
• Nomenclatures & coûts de revient : composants, matières, main d’œuvre (MO), services, marge par ligne
• Stock & logistique : mouvements, seuils d’alerte, suivi des écarts
• Financier & paiements : HT/TTC/TVA, encours, relances
• Intégrations externes : WooCommerce, génération documentaire (PDF)

Fonctionnalités clés

Les fonctionnalités activées assurent un pilotage simple, fiable et orienté résultat :

• Documents automatisés : devis, factures, BL générés en un clic
• Catalogue unifié synchronisé avec l’e-commerce (produits, variantes, prix, visuels)
• Coût de revient et marge calculés au niveau de l’article
• Stock fiable : mouvements, alertes, alignement ventes/retours
• Relances clients automatiques et suivi des encours
• Analyse de rentabilité par produit, client et canal

Diagramme ER de la base Airtable

Pour visualiser la structure de l’ERP Airtable, nous avons conçu un diagramme entité-relation (ER) simplifié. Il illustre les principales tables (clients, commandes, produits, articles, factures, paiements, stock) et leurs relations, offrant une vue d’ensemble claire et accessible du système.

Automatisation documentaire (Make)

Afin d’industrialiser la génération des documents commerciaux (devis, factures, bons de livraison) dans notre ERP Airtable, nous avons conçu un scénario Make qui orchestre les données, remplit les modèles et met à jour la base. L’objectif : zéro double saisie, documents cohérents et gain de temps pour l’ADV.

Résultats

Les impacts mesurables se traduisent en gains de temps, fiabilité et satisfaction client.

• -75 % de temps sur le traitement des commandes (devis → facture)
• 100 % de cohérence entre catalogue, prix et documents générés
• -20 % d’écarts stock vs ventes
• Suppression des doubles saisies et forte réduction des erreurs
• Amélioration de la satisfaction client : délais tenus, documents fiables et qualitatifs

Apprentissages

Quelques principes universels pour réussir un ERP Airtable en PME :

• Source unique de vérité : centraliser le catalogue, les prix et les documents réduit les erreurs
• Automatiser au bon endroit : générer devis/factures/BL depuis les données de commande supprime la ressaisie
• Mesurer la marge : coût de revient par ligne pour piloter au réel
• Modularité : activer par briques accélère l’adoption et évite les refontes lourdes

Vous voulez déployer un ERP Airtable pour centraliser votre gestion commerciale, votre catalogue et votre stock ? Faites comme cette PME de l’intérim francilienne qui a automatisé la gestion des candidatures : un périmètre cadré, un MVP rapide et une montée en puissance par briques.

Ce type de projet est fréquemment finançable en partie par des dispositifs publics.