Portail de suivi des bénéficiaires O2R avec Airtable et Softr

Présentation du programme O2R

Le programme O2R - Offre de repérage et de remobilisation est une expérimentation nationale portée par la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP).

Son objectif : identifier, remobiliser et accompagner les personnes les plus éloignées de l’emploi, grâce à des parcours coordonnés entre acteurs sociaux, associatifs et économiques.

Dans ce cadre, plusieurs structures d’accompagnement ont décidé de mutualiser leurs efforts. Pour réussir, elles avaient besoin d’un outil numérique commun afin de centraliser le suivi des bénéficiaires et faciliter leur coordination.

Challenges

Pour fonctionner efficacement dans le cadre d’un programme aussi structurant, plusieurs freins devaient être levés dans le cadre du développement d’un portail de suivi des bénéficiaires :

• Des pratiques, méthodes et outils très hétérogènes entre les structures partenaires
• Un besoin de co-accompagnement : plusieurs structures peuvent intervenir simultanément auprès d’une même personne
• L’absence de diagnostic partagé, rendant difficile la mesure des évolutions et des impacts collectifs
• Des obligations de reporting trimestriel exigeantes fixées par l’État
• La nécessité de protéger les données sensibles en conformité avec le RGPD

Objectifs

Le projet avait pour ambition de :

• Mettre en place un portail de suivi des bénéficiaires unique et ergonomique pour suivre tous les bénéficiaires
• Faciliter l’accompagnement multi-acteurs, sans doublons ni erreurs
• Harmoniser les diagnostics à l’entrée et à la sortie du programme
• Automatiser la production des reportings demandés par le Ministère du Travail
• Garantir une gestion fine des accès par structure et par rôle

Retour client

« Nous avons enfin une vision commune et structurée. Le reporting est simplifié, le suivi est clair, et nos équipes se concentrent sur l’accompagnement plutôt que sur l’administratif. »

Coordinatrice du projet

Stratégie mise en place

Architecture

Pour combiner simplicité d’usage, robustesse et rapidité d’exécution, le portail de suivi des bénéficiaires repose sur une architecture no-code basée sur :

• Airtable comme socle de données : bénéficiaires, tâches, événements, diagnostics, comptes rendus
• Softr comme interface utilisateur modulaire et évolutive : accès différenciés, tableaux de bord, ergonomie terrain

Fonctionnalités clés

Le portail de suivi des bénéficiaires intègre :

• Connexion sécurisée (Google ou e-mail)
• Gestion des accès utilisateurs (RLS) : accès restreint aux données en fonction du rôle
• Co-accompagnement : suivi partagé d’un même bénéficiaire
• Diagnostic harmonisé pour mesurer l’évolution entre l’entrée et la sortie
• Gestion des événements : inscriptions, suivi des présences, documents attachés
• Suivi des tâches : logement, santé, emploi, formation
• Dashboards temps réel : vision consolidée du nombre de bénéficiaires, entrées, sorties, situations prioritaires
• Exports automatisés pour le reporting trimestriel vers l’État

Résultats

Le portail a transformé la gestion du programme en profondeur :

• +300 bénéficiaires suivis simultanément via la plateforme
• Reporting 3x plus rapide grâce à l’automatisation
• 100 % des diagnostics harmonisés entre structures
• Adoption rapide par des équipes aux niveaux de maturité numérique variés
• Coordination renforcée entre acteurs, avec un langage commun

Apprentissages

Ce projet met en évidence plusieurs bonnes pratiques reproductibles :

• Commencer par un socle simple et structuré pour fédérer les pratiques
• Inclure les utilisateurs finaux dès la conception pour garantir l’adoption
• Construire des diagnostics partagés pour objectiver les résultats
• L’automatisation du reporting libère du temps pour l’accompagnement
• Les outils no-code (Airtable, Softr) permettent une implémentation rapide, modulaire et évolutive pour une adoption facilitée
• Gérer finement les accès assure conformité RGPD et efficacité terrain

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