ATS Airtable centralisé pour transformer la gestion intérim multi-agences

L’entreprise

Cette PME de 40 collaborateurs, active sur le marché francilien, fonctionne en plusieurs business units avec un réseau d’agences. Chaque unité utilisait ses propres outils, ce qui compliquait la coordination et fragmentait la gestion des intérimaires.

Challenges

La société faisait face à une organisation éclatée et à des outils inadaptés. Les challenges d’un ATS intérim multi-agences sont :

• Systèmes dispersés : Trello, Job Explorer, intranet maison, non connectés à l’ERP TEMPO (Enso Groupe)
• Vision fragmentée : difficile de suivre un intérimaire inscrit dans plusieurs agences
• Saisie chronophage : doublons et ressaisies fréquentes, source d’erreurs
• Outils limités : incapacité à personnaliser ou automatiser les processus internes

Objectifs

L’implémentation d’un ATS intérim multi-agences visait à :

• Centraliser toutes les données dans un ATS unique et évolutif
• Offrir une vision 360 sur les intérimaires et les commandes dans un contexte multi-agences
• Automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée
• Fluidifier la communication avec les intérimaires (SMS, WhatsApp)

Retour client

« Nous avions besoin d’un outil central, simple et puissant, qui reflète notre manière de travailler et non l’inverse. Aujourd’hui, nous avons gagné en productivité et surtout en visibilité sur nos intérimaires et nos clients. »

Responsable d’agences

Stratégie mise en place

Pour répondre à ces enjeux, un ATS intérim multi-agences centralisé a été construit sur Airtable, interconnecté avec l’ERP TEMPO et des outils de communication comme Twilio et WhatsApp.

Architecture de la solution

L’architecture repose sur Airtable comme socle central pour un ATS intérim multi-agences, autour duquel viennent s’intégrer les autres briques logicielles de l’entreprise :

• Airtable : base de données et interfaces pour la gestion unifiée des intérimaires, des commandes et des EPI
• AWS / Make (ex-Integromat) : intégration, synchronisation, automatisation et tâches de fond
• Fillout : formulaires pour la collecte des données externes (inscriptions intérimaires)
• Twilio / WhatsApp : envoi de messages depuis Airtable
• Chatwoot : support intérimaire intégré à WhatsApp et OpenAI (agents IA)
• Slack : notifications en temps réel pour les équipes opérationnelles
• CRM Pipedrive : synchronisation CRM avec l’ATS/ERP, suppression de la triple saisie

Fonctionnalités clés

• Fiche unique par intérimaire, accessible à toutes les agences
• Vues filtrées selon la business unit reposant sur les mêmes données
• CV anonymisés générés automatiquement en moins de 30 secondes (vs 20 minutes)
• Attestations d’heures produites en 30 secondes (vs 30 minutes)
• Suivi des EPI entièrement digitalisé via des formulaires digitaux (vs formulaires papiers)
• Communications SMS & WhatsApp loggées dans l’ATS pour assurer la traçabilité
• Intégration CRM Pipedrive pour supprimer la triple saisie commerciale CRM/ATS/ERP
• Notifications Slack pour alerter les équipes des événements clés

Résultats

Les bénéfices d’un ATS intérim multi-agences ont été immédiats et mesurables :

• 15h économisées / semaine sur le traitement administratif
• Réduction drastique des erreurs grâce aux intégrations automatisées
• Documents standardisés et délivrés rapidement, renforçant la relation client
• Adoption forte par les équipes grâce à des interfaces adaptées à chaque BU et évolutives

Ce projet est le cas chiffré de notre guide de financement.

Apprentissages

Cette étude de cas sur l’ATS intérim multi-agences met en lumière les enseignements suivants :

• Centraliser les données est le levier prioritaire pour casser les silos organisationnels
• Les automatisations ciblées (CV, attestations, gestion EPI) offrent un ROI immédiat
• L’intégration fluide ERP/ATS/CRM garantit une organisation scalable et résiliente
• L’évolutivité des solutions choisies permet des ajustements rapides selon les retours des collaborateurs

L’intégration de l’ATS avec l’ERP TEMPO est rendue possible grâce au développement d’un SDK Python encapsulant l’API ERP TEMPO intérim (étude de cas).