ERP Airtable modulaire pour la gestion commerciale et le stock
Airtable transformé en ERP modulaire pour PME : un outil unique pour centraliser gestion commerciale, catalogue, stock et facturation. Moins de saisies, meilleure maîtrise financière, pilotage simplifié.
–75 % de temps de traitement des commandes (devis → facture)
100 % des documents générés automatiquement
–20 % d'écarts stock vs ventes
L’entreprise
Atelier Pato est une TPE de commerce multicanal (boutiques, distributeurs, e-commerce) spécialisée dans la vente de souvenirs parisiens fabriqués localement. L’entreprise gère un catalogue de plus de 300 produits, ainsi que des dizaines de références de matières premières et de procédés de fabrication développés en interne. En forte croissance, elle avait besoin d’une alternative agile aux ERP lourds pour centraliser ventes, catalogue, stock et facturation, tout en restant simple et évolutive.
Challenges
- Silos de données : catalogue, prix, remises et documents éparpillés
- Double saisie chronophage entre devis, commandes, factures et bons de livraison
- Fiabilité financière fragile : calculs HT/TTC/TVA dispersés et erreurs récurrentes
- Suivi de stock approximatif : écarts, retards et erreurs de préparation
Objectifs
- Centraliser commandes, produits, clients, catalogue et stock
- Automatiser la génération des devis, factures et bons de livraison
- Calculer le coût de revient et la marge au niveau ligne/article
- Fiabiliser les flux financiers et logistiques
Retour client
« Grâce à l’ERP Airtable, nous avons réduit de 75 % le temps de traitement des commandes et supprimé les erreurs liées à la double saisie. Nos marges sont suivies en temps réel et la facturation est fluide. On a enfin un système consolidé avec une vue 360 de nos opérations. »
— Martha P., co-fondatrice d’Atelier Pato
Stratégie mise en place
Une architecture modulaire
L’ERP a été conçu en briques activées progressivement pour maximiser l’adoption et le ROI :
- Administration des ventes (ADV) : cycle complet devis → commande → BL → facture
- Catalogue produits & variantes : références, prix, collections, visuels, coûts
- Clients : B2B/B2C, conditions de paiement, remises spécifiques
- Articles de commande : lignes détaillées (produit, quantité, remises)
- Nomenclatures & coûts de revient : composants, matières, main d’œuvre, services, marge par ligne
- Stock & logistique : mouvements, seuils d’alerte, suivi des écarts
- Financier & paiements : HT/TTC/TVA, encours, relances
- Intégrations externes : WooCommerce, génération documentaire (PDF)
Fonctionnalités clés
- Documents automatisés : devis, factures, BL générés en un clic
- Catalogue unifié synchronisé avec l’e-commerce
- Coût de revient et marge calculés au niveau de l’article
- Stock fiable : mouvements, alertes, alignement ventes/retours
- Relances clients automatiques et suivi des encours
- Analyse de rentabilité par produit, client et canal
Automatisation documentaire (Make)
Un scénario Make orchestre les données, remplit les modèles et met à jour la base. Objectif : zéro double saisie, documents cohérents et gain de temps pour l’ADV.
Résultats
- –75 % de temps sur le traitement des commandes
- 100 % de cohérence entre catalogue, prix et documents générés
- –20 % d’écarts stock vs ventes
- Suppression des doubles saisies et forte réduction des erreurs
- Satisfaction client améliorée : délais tenus, documents fiables
Apprentissages
- Source unique de vérité : centraliser catalogue, prix et documents réduit les erreurs
- Automatiser au bon endroit : générer devis/factures/BL depuis les commandes supprime la ressaisie
- Mesurer la marge : coût de revient par ligne pour piloter au réel
- Modularité : activer par briques accélère l’adoption et évite les refontes lourdes
Un défi opérationnel à relever ?
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