ATS centralisé pour transformer la gestion intérim multi-agences
Un ATS intérim multi-agences construit sur Airtable et connecté à l'ERP TEMPO, qui unifie la gestion des intérimaires, automatise les tâches et offre une vision 360 des opérations.
15 min pour générer +30 CV anonymes (vs 10h auparavant)
25h/mois économisées sur les attestations
100 % de digitalisation du suivi EPI
L’entreprise
Cette PME de 40 collaborateurs, active sur le marché francilien, fonctionne en plusieurs business units avec un réseau d’agences. Chaque unité utilisait ses propres outils, ce qui compliquait la coordination et fragmentait la gestion des intérimaires.
Challenges
- Systèmes dispersés : Trello, Job Explorer, intranet maison, non connectés à l’ERP TEMPO (Enso Groupe)
- Vision fragmentée : difficile de suivre un intérimaire inscrit dans plusieurs agences
- Saisie chronophage : doublons et ressaisies fréquentes, source d’erreurs
- Outils limités : incapacité à personnaliser ou automatiser les processus internes
Objectifs
- Centraliser toutes les données dans un ATS unique et évolutif
- Offrir une vision 360 sur les intérimaires et les commandes en contexte multi-agences
- Automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée
- Fluidifier la communication avec les intérimaires (SMS, WhatsApp)
Retour client
« Nous avions besoin d’un outil central, simple et puissant, qui reflète notre manière de travailler et non l’inverse. Aujourd’hui, nous avons gagné en productivité et surtout en visibilité sur nos intérimaires et nos clients. »
— Responsable d’agences
Stratégie mise en place
Architecture de la solution
L’architecture repose sur Airtable comme socle central, autour duquel s’intègrent les autres briques logicielles :
- Airtable : base de données et interfaces pour la gestion unifiée des intérimaires, commandes et EPI
- AWS / Make (ex-Integromat) : intégration, synchronisation, automatisation et tâches de fond
- Fillout : formulaires pour la collecte des données externes (inscriptions intérimaires)
- Twilio / WhatsApp : envoi de messages depuis Airtable
- Chatwoot : support intérimaire intégré à WhatsApp et OpenAI (agents IA)
- Slack : notifications en temps réel pour les équipes opérationnelles
- CRM Pipedrive : synchronisation CRM avec l’ATS/ERP, suppression de la triple saisie
Fonctionnalités clés
- Fiche unique par intérimaire, accessible à toutes les agences
- Vues filtrées par business unit reposant sur les mêmes données
- CV anonymisés générés automatiquement en moins de 30 secondes (vs 20 minutes)
- Attestations d’heures produites en 30 secondes (vs 30 minutes)
- Suivi des EPI entièrement digitalisé (vs formulaires papier)
- Communications SMS & WhatsApp loggées dans l’ATS pour la traçabilité
- Intégration CRM Pipedrive supprimant la triple saisie CRM/ATS/ERP
- Notifications Slack pour les événements clés
Résultats
- 15h économisées / semaine sur le traitement administratif
- Réduction drastique des erreurs grâce aux intégrations automatisées
- Documents standardisés et délivrés rapidement, renforçant la relation client
- Adoption forte par les équipes grâce à des interfaces adaptées à chaque BU
Apprentissages
- Centraliser les données est le levier prioritaire pour casser les silos
- Les automatisations ciblées (CV, attestations, EPI) offrent un ROI immédiat
- L’intégration fluide ERP/ATS/CRM garantit une organisation scalable et résiliente
L’intégration avec l’ERP TEMPO repose sur un SDK Python encapsulant l’API TEMPO intérim.
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